Конфиденциальность
Как сервис обращается с данными
Для подготовки объяснительной сервис не просит ФИО, название организации, контакты или адреса. Распознанные идентификаторы удаляются до сохранения материалов кейса, но электронная почта аккаунта всё же является персональными данными.
Оператор и правовые документы
Оператор сервиса: индивидуальный предприниматель Бирюк Дмитрий Николаевич, ИНН 550313718638, ОГРНИП 319554300000390. По вопросам обработки и удаления данных напишите на ipbiryukdn@yandex.ru. Формальные документы размещены отдельно: https://odyasni.ru/politika-obrabotki-personalnyh-dannyh и https://odyasni.ru/soglasie-na-obrabotku-personalnyh-dannyh.
Аккаунт, срок доступа и удаление
Вход выполняется по одноразовому коду на электронную почту, без пароля. Почта связывает заказы с личным кабинетом и позволяет открыть их на другом устройстве. Неоплаченный черновик хранится до 7 дней с момента создания; после первой подтверждённой оплаты доступ устанавливается на 7 дней от оплаты. Удалить кейс раньше можно кнопкой «Удалить данные». Сессия входа действует не более 14 дней и завершается после 7 дней бездействия.
Какие персональные данные всё же используются
Подтверждённый email — это персональные данные аккаунта. Он нужен для входа, доступа к заказам, технических сообщений и передачи в ЮKassa для формирования и доставки кассового чека. Email хранится отдельно от материалов ситуации и не добавляется в запрос на разбор или в объяснительную. Поэтому обещание «сервис вообще не обрабатывает персональные данные» было бы неверным.
Что не нужно указывать в материалах ситуации
Не вводите ФИО работника, руководителя или коллег, название организации, телефон, адрес, паспорт, СНИЛС, ИНН, банковские реквизиты и подписи. Для разбора достаточно роли человека: «руководитель», «сменщик», «коллега». Свою должность можно указать — она используется только по вашему желанию.
Что пользователь заполняет самостоятельно
В готовой объяснительной остаются пустые места для должности и ФИО адресата, названия организации, ФИО работника, даты и подписи. Пользователь вписывает их самостоятельно уже после скачивания DOCX либо в распечатанный документ. Если пользователь указал свою должность в анкете, сервис может поставить только её; имена и организацию он не подставляет.
Какие документы нельзя загружать
Не загружайте материалы с пометками «Коммерческая тайна», «ДСП», «Секретно», а также сведения, составляющие медицинскую, банковскую или государственную тайну.
Текст и голосовой ввод
Введённый текст очищается в браузере перед сохранением, затем повторно — на сервере, перед разбором и перед выдачей результата. Распознанный текст голоса также очищается до добавления в поле. Для расшифровки аудиозапись временно передаётся внешнему сервису распознавания речи до того, как из неё можно удалить произнесённые сведения. Аудио не сохраняется в кейсе. Поэтому не произносите ФИО и название организации.
Файлы и внешний разбор
PDF, DOCX, TXT и изображения читаются в браузере. Оригинальный файл не отправляется на сервер. До отправки текста браузер удаляет распознанные ФИО, организации, контакты, адреса, подписи и реквизиты; сервер применяет фильтр ещё раз. Во внешний сервис для анализа уходит только очищенная текстовая версия. Её можно посмотреть в карточке документа.
Ограничение автоматической очистки
Ни один автоматический фильтр не может безошибочно распознать любое нестандартное имя, сокращение или название. Поэтому сервис не просит такие сведения, удаляет типовые идентификаторы на нескольких этапах и показывает очищенный текст, но пользователь не должен добавлять лишние данные изначально.
Cookie-файлы и статистика посещений
Сайт использует необходимые cookie-файлы для входа и безопасного доступа к заказам, а также Яндекс Метрику для статистики посещений. Метрика загружается при открытии публичных страниц и использует cookie-файлы и хранилище браузера. В неё передаются адрес посещённой страницы без query-параметров и заранее заданные события воронки, например регистрация, создание кейса, завершение разбора, переход к оплате, получение и скачивание результата. Вебвизор записывает навигацию и действия на странице, но поля ввода, тексты ситуации, документов и результатов, email, ФИО, название организации и внутренние номера пользователя или заказа скрыты от записи. Кнопка «ОК» в уведомлении только закрывает его и запоминает это в браузере.
Удаление материалов и обязательные записи
Для удаления электронной почты аккаунта направьте запрос в поддержку. Тексты ситуации, очищенные материалы документов, ответы и готовые варианты удаляются автоматически по окончании срока доступа или раньше по команде пользователя. Отдельно без содержания документов сохраняются необходимые для расчётов, возвратов и разрешения споров записи: внутренние номера пользователя и заказа, идентификатор и статусы платежа, сумма и время, модель и расход токенов, факт подготовки и открытия результата, а также запросы на скачивание DOCX, копирование или открытие печати PDF. Браузер не позволяет достоверно подтвердить сохранение файла на устройство, поэтому журнал фиксирует именно запрос на скачивание или открытие печати. Эти записи не содержат текст объяснительной, ФИО или название организации и хранятся в течение сроков, необходимых по законодательству для учёта и защиты прав сторон.