Бесплатный шаблон

Объяснительная о недостаче или материальном ущербе

Описывает доступ, передачу ценностей и знакомство с документами без признания суммы или причины.

Обновлено 23 сентября 2026 года

Коротко

Этот образец подходит, если есть акт инвентаризации, проверки или требование о сумме. Сначала проверьте факты и даты, затем выберите вариант ниже. Не оставляйте в тексте фразы, которые не относятся к вашей ситуации.

Подходит, если

• Есть акт инвентаризации, проверки или требование о сумме.
• Нужно зафиксировать доступ других лиц и порядок передачи.

Сначала соберите факты

• Когда и как проводилась проверка.
• Кто имел доступ и как оформлялась передача.
• С какими актами и расчётами вы ознакомлены.

Если объяснение попросили устно, замените начало на «В ответ на вашу устную просьбу от [дата]». Заполните поля в скобках. Предложения об уведомлении, подтверждениях и принятых мерах оставьте только тогда, когда это действительно было.

Выберите вариант под обстоятельства

Это меняет не только одну фразу, а логику всего документа.

2 варианта

Редактирование бесплатно. Правки и история отмены хранятся только в этой вкладке.

Руководителю [должность и ФИО адресата] от [ваша должность и ФИО]

Объяснительная записка

В ответ на ваше требование от [дата требования] о выявленной недостаче [имущество] сообщаю следующее. В указанный период я выполнял(а) [обязанности, связанные с хранением, учётом или передачей имущества]. Приём и передача оформлялись [какими документами]. По имеющимся у меня сведениям, доступ к [имущество или помещение] имели [лица и обстоятельства доступа]. В части моих действий могу пояснить: [что, когда и на основании каких документов вы сделали]. Прошу при установлении причин и размера недостачи проверить [конкретные документы и операции] и учесть изложенные обстоятельства. Приложения: [перечислите только то, что действительно прилагаете; иначе удалите строку]. [Дата составления] ____________ / [ФИО]

Что проверить

Замените все поля в квадратных скобках и удалите неприменимые предложения.
Если объяснение попросили устно, напишите «В ответ на вашу устную просьбу от [дата]». Если пишете сами, начните с «В связи с [конкретный вопрос] сообщаю следующее».
Предложения об уведомлении, документах, свидетелях и принятых мерах оставьте только тогда, когда это действительно было. Если приложений нет, удалите строку о них.
Проверьте даты, время, адресата, должность и последовательность событий.
Оставьте только факты, которые наблюдали лично или можете подтвердить.
Если факт или время спорные, так и напишите. Не делайте вывод о своей вине вместо описания фактов.
Вариант с возражениями подходит только при действительном несогласии. Не отрицайте известные вам факты и не заменяйте точное время приблизительным, если оно известно.
Сохраните копию документа и подтверждение его передачи работодателю.
При значительной сумме изучите документы со специалистом до передачи объяснения.

Что можно приложить

акт, опись и расчёт суммы;
договоры и документы о материальной ответственности;
накладные, журналы доступа и передачи.

Рискованные формулировки

Признавать сумму без проверки расчёта.
Брать на себя действия других лиц.
Подтверждать полную сохранность за период, который вы не контролировали.

Это общий пример

Он не анализирует вашу должностную инструкцию, требование работодателя и обстоятельства. Выбирайте только соответствующий фактам вариант и удаляйте неприменимые фразы. Ожидание документов не повод откладывать изложение уже известных обстоятельств.

Общий порядок запроса письменных объяснений установлен статьёй 193 ТК РФ. Шаблон не устанавливает правовую оценку вашего случая.

Другие образцы объяснительных

Объяснительная об опоздании на работу Объяснительная об отсутствии на рабочем месте Объяснительная при обвинении в прогуле Объяснительная из-за болезни или обращения к врачу

Общая структура, срок и ответы на частые вопросы — в инструкции «Как написать объяснительную на работе».